La importancia de digitalizar tu negocio

Actualmente en los tiempos que vivimos de evolución tecnológica constante e inmediatez, la digitalización se ha convertido en un proceso imprescindible por el que deben pasar los negocios si quieren mantener su competitividad.

Estas circunstancias se han agravado con esta crisis del Coronavirus, ha empujado a muchas empresas a acelerar sus procesos de digitalización para poder teletrabajar y así seguir con su actividad en mayor o menor medida.

Saber cómo incorporar las nuevas tecnologías es fundamental para garantizar la supervivencia y el crecimiento de la empresa y competir de manera diferencial en un mercado en constante evolución.

Para digitalizar un negocio físico ya existente o de reciente creación, tienes que comenzar por implementar herramientas y plataformas digitales que te ayuden a impulsar y mejorar todos tus procesos apoyándote en internet.

Ventajas de Digitalizar tu negocio

Las ventajas son claras, por citar algunas diremos que conseguimos unificar esfuerzos independientemente del lugar y persona que acceda a las plataformas, poniendo en un único sitio los elementos que necesitamos para desarrollar nuestro negocio evitando desfases y varias versiones. La comunicación entre los integrantes de la empresa y los clientes es otra de las grandes ventajas ganando en eficiencia y rapidez. El control de todo el proceso es otra de las grandes ventajas pudiendo en cualquier momento tener una visión general de las diferentes etapas del ciclo productivo y así poder hacer un balance de situación que nos ayudará a tomar decisiones con datos en tiempo real.

En definitiva lo que conseguimos es ser conscientes y tener datos de las diferentes etapas y acciones que se hacen para tener un mayor control.

Herramientas para Digitalizar tu negocio

A continuación os dejamos unas cuantas herramientas divididas por secciones para incorporar a tu negocio o actividad.

Presencia en Internet, a día de hoy es completamente imprescindible tener presencia en Internet, porque es ahí donde están tus clientes. Así que uno de los primeros pasos es tener tu propia página web que refleje adecuadamente tu actividad y sea un vehículo de contacto tanto con tus clientes como con los que te están buscando. Otro canal importante de comunicación son las redes sociales, siendo imprescindible tener unos canales bien pensados y definidos, desde los cuales comunicaremos con nuestra audiencia, proporcionando información de valor de nuestra actividad.

Dentro de este apartado cobra especial importancia la implementación de un ecommerce para vender tus productos o servicios a través de internet y así llegar a un amplio publico, el cual proporcionará nuevas vías de negocio para hacer crecer tu empresa.

Comunicación online, puedes usar apps para mantener contacto directo y a tiempo real con tus clientes, o con los propios compañeros de tu empresa, hay infinidad de aplicaciones para elegir, Slack, WhatsApp Business, Skype, Google Hangout, Messenger de Facebook, Workplace de Facebook… Todas ellas favorecen la comunicación interna entre empleados y la comunicación con clientes, dando facilidad a los mismos para ponerse en contacto con nosotros.

Dentro del apartado de la comunicación online el email sigue siendo el rey, y para una empresa es vital disponer de sus correos corporativos asociados al dominio de su empresa, este email tiene que poder sincronizarse y usarse en todos los dispositivos que se necesite, ordenador, teléfono, tablet, portátiles, etc, y así mantener la comunicación independientemente del lugar en el que estemos.

Conexión remota, el poder acceder remotamente a un ordenador para poder usarlo o bien que alguien nos proporciones asistencia, es una gran ventaja, eliminando la distancia y la limitación de lugar, nosotros mismos usamos este software para poder ayudar a nuestros clientes con las configuraciones de sus correos corporativos o cualquier otra asistencia que necesitemos proporcionar, ejemplos de este tipo de programas son AnyDesk y TeamViewer.

Gestores de tareas o proyectos: sin duda si hay algo que cambiara tu día a día en tu empresa es la implantación de un gestor de tareas o proyectos, te permitirá organizar las actividades diarias en forma simple. Facilitará la distribución de proyectos con asignaciones, ahorras tiempos de gestión, puedes asignar fechas de vencimiento a las tareas, y multitud de cosas más. Así que si todavía no has probado ningún gestor de tareas , a continuación te dejamos unas cuantas recomendaciones, cual elijas dependerá principalmente de tus necesidades, integraciones y funcionalidades que necesites:
Microsoft To Do, Todoist, Nozbe, Meistertask, Zoho Projects, Asana, Clickup , Trello, Hibox, Wrike, Notion

Archivos en la nube: Cada vez es más importante tener acceso a nuestros documentos desde diferentes plataformas y diferentes lugares, para ello disponemos de herramientas que nos permiten compartir y disponer de estos documentos con el resto de equipo, incluso clientes donde quieran que estén, dependiendo de las necesidades disponemos de multiples herramientas de este tipo: Dropbox, Onedrive, Google Cloud, Amazon Cloud Drive, iCloud, Mega.

• Facturación: La facturación online nos proporciona muchas ventajas, sobre todo el acceso desde cualquier lugar en el que nos encontremos y además si somos varios los que la usamos podemos unificar el trabajo y este estar disponible para todos, a parte de todas las ventajas de cualquier software en la nube, también existen multitud de programas y de igual manera va depender de nuestras necesidades para elegir uno u otro, aquí os dejamos algunos interesantes: Holded, Factura Directa, Zoho Invoice, myGestión, Anfix, Billin, Sage Business Cloud, Debitoor.

CRM o gestión comercial: La gestión comercial, de contactos y oportunidades cada vez cobra mayor protagonismo, el unificar y documentar todos los esfuerzos en una única plataforma nos da la gran ventaja de que los datos estarán disponibles para todos y sobre todo el tener una visión completa de todas las actividades y oportunidades para poder hacer una radiografía instantánea para poder medir resultados. Hay multitud de herramientas que de igual manera a las anteriores va depender de las necesidades de cada uno, citamos algunas a modo de ejemplo: Zoho CRM, Bitrix24, Pipedrive, Hubspot, Freshworks, Insightly, Agilecrm, SugarCrm.

Cobros online: La gestión de los cobros es parte fundamental de proceso, para ellos tenemos muchas opciones, la banca online es de vital importancia, cualquier programa de facturación online te permitirá generar remesas a partir de las facturas generadas que posteriormente podrás subir a tu banca online, de igual manera soluciones como Paypal,  Stripe, Paycomet pueden ayudarte tanto si tienes una tienda online como si quieres recibir pagos, ya que puedes solicitar un pago en la propia plataforma y esta se encargará de gestionar el cobro a tu cliente.

Telefonia IP: Sin ser propiamente una herramienta online, si que ayuda en la digitalización de una empresa por darle recursos de comunicación a bajo coste, como una centralita virtual con mensajes entrantes, colas de llamadas organizadas por puestos, discriminación de llamadas por horarios, control sobre las llamadas recibidas y emitidas, otra gran ventaja es la posibilidad de llevarte tu teléfono contigo sin necesidad de pedir traslado de número para poder usarlo donde quieras, para el teletrabajo puedes llevar tu teléfono ip y conectarlo en tu domicilio para recibir llamadas como si estuvieras en tu oficina incluso hablando entre las diferentes extensiones o puestos. Hay varias empresas que nos proporcionan estos servicios: Netelip, VozIP, Emotion Telecom, y casi todas las operadoras tradicionales, eso si estas últimas integrando el servicio dentro de sus ofertas o paquetes.

A mayores existen herramientas que integran varias soluciones en una misma plataforma, en algunos casos pueden resultar suficientes y son una muy buena solución, en la gran mayor parte de los casos unifican: facturación, gestión de proyectos, CRM y gestión de contactos, ejemplos de este tipo de herramientas son los ya nombrados en su categoría Holded, Bitrix24 y Zoho.

Todas las herramientas citadas no son, ni mucho menos, las únicas en su categoría, además de que hay muchas más, se están incorporando constantemente nuevas soluciones para completar la oferta, todas ellas tienen opciones gratuitas o diferentes plazos para probarlas, con lo cual podemos ver la que mejor se nos adapta a nuestras necesidades, en próximos artículos profundizaremos en cada categoría y descripción de las herramientas. Si tenéis cualquier duda podéis contactar y trataremos de resolverla de la mejor manera posible y lo antes posible.

En inova3 estamos plenamente convencidos de que podemos sacar algo positivo de toda esta crisis, si por lo menos nos surge la necesidad de digitalizar nuestro negocio y ponemos los medios, no me cabe la menor duda de que saldremos reforzados de esta crisis, con una empresa mas eficiente y moderna, capaz de afrontar el futuro con mayores garantías.

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